Kiểm kê hàng tồn kho là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp biết chính xác số lượng hàng hóa đang có trong kho, tình trạng hàng hóa và mức chênh lệch giữa số liệu thực tế với dữ liệu trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý.
Nếu kiểm kê không đúng cách, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng tồn kho ảo, thất thoát hàng hóa, sai lệch số liệu, nhập hàng không phù hợp hoặc để hàng tồn lâu ngày mà không có phương án xử lý.
Vậy quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm những bước nào? Bao lâu nên kiểm kê một lần? Khi số lượng thực tế khác với số liệu trên hệ thống thì phải xử lý ra sao?
Trong bài viết này, Thu Mua Tồn Kho 247 hướng dẫn chi tiết quy trình kiểm kê từ khâu chuẩn bị, kiểm đếm thực tế, đối chiếu số liệu đến xử lý chênh lệch và lập biên bản kiểm kê.
Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra và xác nhận số lượng hàng hóa thực tế đang được lưu trữ tại kho, sau đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách, Excel hoặc phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Một lần kiểm kê hiệu quả không chỉ dừng ở việc đếm số lượng. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra:
- Mã sản phẩm.
- Tên sản phẩm.
- Số lượng thực tế.
- Số lượng trên hệ thống.
- Vị trí lưu kho.
- Màu sắc, kích thước hoặc phiên bản nếu có.
- Tình trạng hàng hóa.
- Hàng mới, hàng lỗi hoặc hư hỏng.
- Hàng bán chậm, tồn lâu ngày.
- Các khoản chênh lệch cần xác minh.
Ví dụ, hệ thống ghi nhận một mã sản phẩm còn 500 sản phẩm nhưng kiểm kê thực tế chỉ có 470 sản phẩm. Khi đó doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân của 30 sản phẩm chênh lệch trước khi điều chỉnh dữ liệu.
Vì vậy, có thể hiểu đơn giản:
Kiểm kê hàng tồn kho = Kiểm đếm thực tế + Đối chiếu số liệu + Xác định chênh lệch + Xử lý nguyên nhân.
Vì sao doanh nghiệp cần kiểm kê hàng tồn kho?
Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn lượng hàng đang nằm trong kho và hạn chế những sai lệch tích tụ theo thời gian.
1. Phát hiện hàng hóa thất thoát
Số liệu trên phần mềm có thể không phản ánh chính xác lượng hàng thực tế nếu phát sinh các trường hợp như xuất nhầm, nhập sai, thất lạc, hư hỏng hoặc chưa cập nhật giao dịch.
Kiểm kê giúp phát hiện những chênh lệch này sớm hơn.
2. Xác định chính xác lượng hàng đang có
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào số liệu trên hệ thống.
Kiểm kê thực tế giúp xác định kho hiện còn bao nhiêu hàng, hàng đang nằm ở khu vực nào và tình trạng của từng nhóm sản phẩm.
3. Hạn chế tồn kho lâu ngày
Sau khi kiểm kê, doanh nghiệp có thể phân loại hàng hóa thành:
- Hàng bán tốt.
- Hàng bán chậm.
- Hàng theo mùa.
- Hàng lỗi.
- Hàng cần giảm giá.
- Hàng tồn kho lâu ngày.
Từ đó có thể lựa chọn phương án phù hợp để giải phóng hàng.
Nếu lượng hàng tồn quá lớn, bạn có thể tham khảo thêm các phương án xử lý hàng tồn kho phù hợp với từng trường hợp.
4. Hỗ trợ kế hoạch nhập hàng
Số liệu tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp hạn chế nhập thêm những sản phẩm đang còn quá nhiều trong kho.
Ngược lại, những sản phẩm có tốc độ bán tốt nhưng tồn kho thấp có thể được ưu tiên nhập bổ sung.
5. Kiểm soát vốn nằm trong hàng hóa
Hàng tồn kho là một phần vốn của doanh nghiệp.
Khi hàng bị tồn quá lâu, vốn có thể bị giữ trong kho thay vì được sử dụng cho hoạt động kinh doanh khác.
Kiểm kê thường xuyên giúp doanh nghiệp nhận diện sớm những nhóm hàng cần xử lý.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm 7 bước
Một quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nên được thực hiện theo trình tự rõ ràng. Với kho nhỏ có thể thực hiện đơn giản hơn, trong khi kho lớn nên phân khu và phân công nhiều người kiểm tra.
Bước 1: Xác định phạm vi và thời điểm kiểm kê
Trước khi bắt đầu, cần xác định rõ phạm vi kiểm kê.
Ví dụ:
- Kiểm kê toàn bộ kho.
- Kiểm kê một khu vực.
- Kiểm kê một nhóm sản phẩm.
- Kiểm kê các mã hàng có giá trị cao.
- Kiểm kê nhóm hàng đang có dấu hiệu chênh lệch.
Đồng thời xác định:
- Ngày và thời gian kiểm kê.
- Khu vực cần kiểm kê.
- Người tham gia.
- Người chịu trách nhiệm tổng hợp.
- Thời điểm chốt số liệu.
Nếu có thể, nên hạn chế hoạt động nhập và xuất hàng trong thời gian kiểm kê.
Trường hợp vẫn phải nhập hoặc xuất hàng, cần ghi nhận riêng những giao dịch phát sinh để tránh làm thay đổi số liệu trong quá trình đếm.
Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu và danh sách hàng tồn kho
Trước khi xuống kho, cần chuẩn bị danh sách hàng hóa từ phần mềm quản lý kho, Excel hoặc hệ thống đang sử dụng.
Một bảng kiểm kê cơ bản nên có các cột:
| STT | Mã hàng | Tên hàng | Tồn hệ thống | Thực tế | Chênh lệch | Tình trạng | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | SP001 | Áo thun | 500 | 498 | -2 | Tốt | Kiểm tra lại |
| 2 | SP002 | Quần jean | 300 | 300 | 0 | Tốt | Khớp |
| 3 | SP003 | Túi xách | 150 | 142 | -8 | Tốt | Xác minh |
Đối với shop thời trang, nên bổ sung thêm:
- Size.
- Màu.
- Mẫu.
- Chất liệu nếu cần.
- Tình trạng sản phẩm.
Việc chuẩn bị danh sách trước giúp người kiểm kê không phải vừa tìm dữ liệu vừa kiểm đếm.
Bước 3: Sắp xếp và phân khu kho trước khi kiểm kê
Một kho được sắp xếp rõ ràng sẽ giúp quá trình kiểm kê nhanh và hạn chế đếm trùng.
Có thể phân khu theo:
Khu A: Hàng mới nhập.
Khu B: Hàng đang bán.
Khu C: Hàng tồn lâu ngày.
Khu D: Hàng lỗi hoặc chờ xử lý.
Khu E: Hàng đã đóng gói/chờ giao.
Trong từng khu vực, nên sắp xếp sản phẩm theo mã hàng hoặc nhóm sản phẩm.
Đối với kho thời trang, có thể sắp xếp theo:
Mẫu → Màu → Size → Số lượng.
Trước khi kiểm kê, nên đánh dấu những khu vực đã hoàn thành để tránh việc một nhóm hàng bị kiểm kê hai lần.
Bước 4: Phân công người kiểm kê và tiến hành đếm thực tế
Đối với kho nhỏ, một hoặc hai người có thể thực hiện.
Đối với kho lớn, nên phân công:
- Người kiểm đếm.
- Người ghi nhận.
- Người kiểm tra hoặc giám sát.
Một cách đơn giản để hạn chế sai sót là để hai người kiểm đếm độc lập rồi đối chiếu kết quả.
Khi kiểm kê, cần kiểm tra đúng mã hàng trước khi ghi số lượng.
Ví dụ, không nên chỉ nhìn thấy một thùng ghi “Áo nam” rồi ghi số lượng ngay. Cần xác định đúng:
Mã sản phẩm → Mẫu → Màu → Size → Số lượng.
Đặc biệt với kho thời trang, hai sản phẩm có hình dáng gần giống nhau nhưng khác màu hoặc size vẫn phải được tách thành từng mã/biến thể nếu doanh nghiệp quản lý riêng.
Bước 5: Đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống
Sau khi hoàn tất kiểm đếm, tiến hành so sánh số liệu.
Công thức đơn giản:
Chênh lệch = Số lượng thực tế − Số lượng trên hệ thống
Có 3 trường hợp chính.
Trường hợp 1: Số liệu khớp
Ví dụ:
- Hệ thống: 500 sản phẩm.
- Thực tế: 500 sản phẩm.
- Chênh lệch: 0.
Có thể xác nhận mã hàng đã khớp.
Trường hợp 2: Thực tế ít hơn hệ thống
Ví dụ:
- Hệ thống: 500 sản phẩm.
- Thực tế: 470 sản phẩm.
- Chênh lệch: -30 sản phẩm.
Không nên điều chỉnh ngay.
Cần kiểm tra:
- Có đếm nhầm không?
- Có hàng ở vị trí khác không?
- Có đơn hàng đã xuất nhưng chưa cập nhật không?
- Có hàng trả về chưa nhập lại hệ thống không?
- Có hàng hỏng hoặc thất lạc không?
- Có giao dịch nào chưa được ghi nhận không?
Trường hợp 3: Thực tế nhiều hơn hệ thống
Ví dụ:
- Hệ thống: 200 sản phẩm.
- Thực tế: 215 sản phẩm.
- Chênh lệch: +15 sản phẩm.
Cần kiểm tra lịch sử nhập hàng, hàng trả về, hàng chuyển kho hoặc các giao dịch chưa được cập nhật.
Bước 6: Xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch tồn kho
Đây là bước rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.
Không nên xem việc điều chỉnh số liệu trên phần mềm là kết thúc của quá trình kiểm kê.
Mỗi khoản chênh lệch nên được xác định nguyên nhân.
Có thể phân loại:
Chênh lệch do nhập liệu
Nhân viên nhập sai số lượng hoặc mã sản phẩm.
Chênh lệch do xuất hàng
Hàng đã xuất khỏi kho nhưng chưa được cập nhật trên hệ thống.
Chênh lệch do chuyển kho
Hàng đã chuyển sang vị trí khác nhưng dữ liệu chưa được cập nhật.
Chênh lệch do hàng lỗi, hư hỏng
Hàng thực tế không còn khả năng bán nhưng vẫn đang được tính vào tồn kho.
Chênh lệch chưa xác định nguyên nhân
Cần kiểm tra lại khu vực, đếm lại và đối chiếu lịch sử giao dịch trước khi đưa ra kết luận.
Sau khi nguyên nhân được xác định, doanh nghiệp mới tiến hành điều chỉnh số liệu theo quy trình quản lý nội bộ.
Bước 7: Lập biên bản và lưu kết quả kiểm kê
Sau khi hoàn tất, cần lập biên bản kiểm kê để lưu lại kết quả.
Biên bản nên có:
- Thời gian kiểm kê.
- Địa điểm/khu vực kiểm kê.
- Người tham gia.
- Số lượng hàng theo hệ thống.
- Số lượng thực tế.
- Số lượng chênh lệch.
- Nguyên nhân chênh lệch.
- Phương án xử lý.
- Xác nhận của những người liên quan.
Việc lưu lại kết quả giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh với các lần kiểm kê tiếp theo.
Nếu cùng một mã hàng liên tục xảy ra chênh lệch, doanh nghiệp có thể kiểm tra lại quy trình nhập – xuất – lưu kho của mã hàng đó.
Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến
Tùy quy mô và đặc điểm kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương pháp kiểm kê khác nhau.
1. Kiểm kê định kỳ
Doanh nghiệp kiểm kê theo một lịch cố định:
- Hàng tháng.
- Hàng quý.
- 6 tháng.
- Cuối năm.
Phương pháp này phù hợp với những kho có nhiều loại hàng và không cần kiểm tra toàn bộ mỗi ngày.
2. Kiểm kê thường xuyên
Một số nhóm hàng được kiểm kê với tần suất cao hơn, đặc biệt là sản phẩm có giá trị lớn hoặc có tốc độ biến động nhanh.
Ví dụ:
- Kiểm tra hàng tuần.
- Kiểm tra sau mỗi đợt xuất nhập.
- Kiểm tra một nhóm mã hàng nhất định.
3. Kiểm kê luân phiên
Thay vì kiểm tra toàn bộ kho trong một ngày, doanh nghiệp chia kho thành nhiều nhóm và kiểm tra lần lượt.
Ví dụ:
- Tuần 1: Khu A.
- Tuần 2: Khu B.
- Tuần 3: Khu C.
- Tuần 4: Khu D.
Cách này giúp giảm áp lực nhân sự và hạn chế phải dừng toàn bộ hoạt động kho.
4. Kiểm kê đột xuất
Được thực hiện khi xuất hiện dấu hiệu bất thường như:
- Số liệu tồn kho chênh lệch.
- Nghi ngờ thất thoát.
- Thay đổi người quản lý kho.
- Chuyển kho.
- Di chuyển địa điểm kinh doanh.
- Phát sinh vấn đề trong quá trình nhập – xuất hàng.
Cách kiểm kê hàng tồn kho nhanh và chính xác
Nếu kho có hàng nghìn sản phẩm, việc kiểm kê thủ công có thể mất rất nhiều thời gian.
Một số cách dưới đây có thể giúp quá trình kiểm kê hiệu quả hơn.
Sắp xếp hàng hóa theo mã
Mỗi sản phẩm nên có mã riêng và được đặt tại vị trí dễ xác định.
Dán nhãn khu vực
Các khu vực nên có tên hoặc mã rõ ràng.
Ví dụ:
A01 – Áo nam
A02 – Áo nữ
Q01 – Quần jean
PK01 – Phụ kiện
Điều này giúp người kiểm kê dễ xác định vị trí và hạn chế bỏ sót.
Sử dụng mã vạch nếu phù hợp
Với kho có số lượng sản phẩm lớn, mã vạch hoặc phần mềm quản lý kho có thể hỗ trợ việc xác nhận sản phẩm và giảm thao tác nhập liệu thủ công.
Tuy nhiên, công cụ chỉ hỗ trợ quá trình kiểm kê. Doanh nghiệp vẫn cần đối chiếu dữ liệu với hàng hóa thực tế.
Kiểm kê theo khu vực
Không nên di chuyển liên tục giữa các khu.
Hãy hoàn thành một khu vực rồi chuyển sang khu vực tiếp theo.
Đánh dấu khu vực đã kiểm
Có thể sử dụng bảng checklist hoặc đánh dấu trực tiếp trên sơ đồ kho.
Kiểm tra lại những mã có chênh lệch lớn
Không phải tất cả mã hàng đều cần kiểm tra lại nhiều lần.
Nên ưu tiên các mã:
- Chênh lệch số lượng lớn.
- Giá trị cao.
- Có lịch sử sai lệch.
- Có tốc độ xuất nhập nhanh.
Bao lâu nên kiểm kê hàng tồn kho một lần?
Không có một tần suất cố định phù hợp với tất cả doanh nghiệp.
Tần suất kiểm kê nên phụ thuộc vào:
- Số lượng mã hàng.
- Giá trị hàng hóa.
- Tốc độ xuất nhập.
- Khả năng thất thoát.
- Diện tích kho.
- Đặc điểm sản phẩm.
- Mức độ biến động tồn kho.
Có thể tham khảo:
| Loại hàng/kho | Tần suất tham khảo |
|---|---|
| Hàng giá trị cao | Thường xuyên hơn |
| Shop thời trang | Hàng tuần hoặc hàng tháng |
| Kho bán lẻ | Hàng tháng hoặc luân phiên |
| Kho nhiều mã hàng | Kiểm kê luân phiên |
| Hàng dễ thất thoát | Kiểm kê thường xuyên |
| Kho có dấu hiệu chênh lệch | Kiểm kê đột xuất |
Điều quan trọng không phải là kiểm kê càng nhiều càng tốt mà là xây dựng một lịch kiểm kê phù hợp với mức độ rủi ro và đặc điểm của kho.
Sau khi kiểm kê phát hiện hàng tồn kho lâu ngày nên làm gì?
Kiểm kê không chỉ giúp doanh nghiệp biết “còn bao nhiêu hàng”, mà còn giúp xác định hàng nào đang chiếm diện tích kho nhưng khó bán.
Sau khi có kết quả, nên phân loại hàng tồn thành các nhóm:
Hàng bán tốt
Tiếp tục duy trì lượng tồn phù hợp với tốc độ bán.
Hàng bán chậm
Có thể cân nhắc chương trình giảm giá, combo, khuyến mại hoặc điều chỉnh kế hoạch bán hàng.
Hàng theo mùa
Cần đánh giá thời điểm tiêu thụ để tránh tiếp tục nhập quá nhiều trước khi mùa bán hàng kết thúc.
Hàng lỗi hoặc hư hỏng
Tách riêng khỏi hàng đủ điều kiện bán và có phương án xử lý phù hợp.
Hàng tồn lâu ngày
Cần đánh giá lại giá trị thực tế, khả năng tiêu thụ và chi phí tiếp tục lưu kho.
Nếu doanh nghiệp đã xác định không còn nhu cầu giữ hàng hoặc lượng tồn quá lớn, có thể cân nhắc phương án thu mua hàng tồn kho, đặc biệt với các lô hàng thời trang, quần áo, túi xách, phụ kiện hoặc hàng hóa số lượng lớn.
Câu hỏi thường gặp về kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho có bắt buộc phải thực hiện toàn bộ kho không?
Không nhất thiết. Doanh nghiệp có thể kiểm kê toàn bộ kho hoặc chia thành từng khu vực, nhóm hàng và thực hiện theo phương pháp luân phiên tùy tình hình thực tế.
Khi kiểm kê hàng tồn kho bị chênh lệch phải làm gì?
Nên kiểm tra lại số lượng, mã hàng, vị trí lưu kho và lịch sử nhập – xuất trước khi điều chỉnh số liệu. Không nên tự động xem mọi chênh lệch là thất thoát.
Shop thời trang nên kiểm kê kho bao lâu một lần?
Tần suất phụ thuộc vào số lượng sản phẩm và tốc độ xuất nhập. Với shop có nhiều mã, màu và size, kiểm kê theo tuần hoặc tháng có thể giúp phát hiện sai lệch sớm hơn.
Có nên sử dụng phần mềm để kiểm kê hàng tồn kho?
Có. Phần mềm có thể giúp quản lý mã hàng, nhập – xuất – tồn và hỗ trợ đối chiếu. Tuy nhiên, dữ liệu phần mềm vẫn nên được kiểm tra với số lượng thực tế theo lịch phù hợp.
Kiểm kê hàng tồn kho có giúp phát hiện hàng tồn lâu ngày không?
Có. Khi kiểm kê, doanh nghiệp có thể kết hợp phân loại theo thời gian lưu kho để xác định những nhóm hàng bán chậm hoặc tồn lâu ngày.
Làm gì khi kho có quá nhiều hàng tồn sau khi kiểm kê?
Trước tiên nên phân loại hàng theo tình trạng, thời gian tồn và khả năng bán. Với những lô hàng doanh nghiệp không còn nhu cầu giữ, có thể cân nhắc các phương án giảm giá, thanh lý hoặc tìm đơn vị thu mua hàng tồn kho phù hợp.
Kết luận
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và chính xác cần được thực hiện theo một trình tự rõ ràng, từ chuẩn bị dữ liệu, sắp xếp kho, phân công nhân sự, kiểm đếm thực tế đến đối chiếu và xử lý chênh lệch.
7 bước cơ bản gồm:
- Xác định phạm vi và thời điểm kiểm kê.
- Chuẩn bị dữ liệu hàng tồn kho.
- Sắp xếp và phân khu kho.
- Phân công nhân sự và kiểm đếm thực tế.
- Đối chiếu số liệu với hệ thống.
- Xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch.
- Lập biên bản và lưu kết quả kiểm kê.
Thực hiện kiểm kê đúng cách giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa tốt hơn, phát hiện sai lệch sớm, hạn chế thất thoát và có cơ sở để xử lý những nhóm hàng tồn kho lâu ngày.
Nếu sau khi kiểm kê, doanh nghiệp phát hiện lượng hàng tồn quá lớn hoặc có nhiều hàng chậm luân chuyển cần giải phóng, có thể tìm hiểu thêm các giải pháp xử lý hàng tồn kho hoặc dịch vụ thu mua hàng tồn kho phù hợp với từng loại hàng.
